EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD EN OFICINAS Y DESPACHOS

Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona Identificar las características propias de los diferentes sistemas de archivo y registro de la información y documentación en la empresa, para su posterior diseño Valorar, entre los sistemas de clasificación y ordenación de archivos, los más apropiados para los distintos documentos de gestión, considerando ventajas e inconvenientes de los nuevos soportes electrónicos para la optimización de la información y documentació.

1. Clases de archivos. 1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto. 1.2. Por su contenido: público o privado. 1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo. 1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico. 2. Sistemas de registro y clasificación de documentos. 2.1. Alfabético. 2.2. Numérico. 2.3. Alfanumérico. 2.4. Temático. 2.5. Geográfico. 2.6. Cronológico. 2.7. Otros. 3. Mantenimiento del archivo físico. 3.1 Recursos materiales. 3.2. Infraestructura del archivo. 4. Mantenimiento del archivo informático. 4.1. Métodos. 4.2. Unidades de conservación. 5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación 5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada. 5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar. 5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar. 5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso al archivo. 5.5. Definición de las formas de acceso al archivo. 5.6. Normas de conservación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo. 5.7. Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos. 5.8. Comunicación a los empleados sobre los procedimientos de acceso. 6. Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos. 6.1.Concepto. 6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.