ESPECIALISTA EN SECRETARIADO DE DIRECCIÓN

– Conocer las competencias profesionales del secretariado y asistente de dirección.
– Aprender sobre las diferentes relaciones con los interlocutores.
– Organizar reuniones.
– Conocer los aspectos esenciales de la comunicación en las tareas de secretariado de dirección.

UNIDAD DIDÁCTICA 1. COMPETENCIAS PROFESIONALES DEL SECRETARIADO Y ASISTENTE A LA DIRECCIÓN
Secretariado personal de dirección
Funciones del secretariado de dirección
Competencias del secretariado de dirección
Tipos de servicio del secretariado

UNIDAD DIDÁCTICA 2. RELACIONES CON LOS INTERLOCUTORES
Tratamientos dentro de la empresa
Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades
La precedencia en pasillos y escaleras
Las esperas
La puntualidad

UNIDAD DIDÁCTICA 3. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES
Tipos de reuniones
Terminología usada en las reuniones, juntas y asambleas
Preparación de las reuniones
Etapas de una reunión
Papel del secretariado en una reunión

UNIDAD DIDÁCTICA 4. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Tipos de eventos
Organización del evento
Condiciones técnicas y económicas requeridas al servicio contratado
Medios de cobro y pago
Papel del secretariado el día del evento

UNIDAD DIDÁCTICA 5. LA COMUNICACIÓN POR TELÉFONO
La expresión y la comunicación telefónica
Prestaciones del servicio telefónico
Soporte y medios técnicos
La llamada y la videoconferencia
Pautas para la realización de llamadas

UNIDAD DIDÁCTICA 6. COMUNICACIÓN ESCRITA
Normas generales de la comunicación escrita
Estilos de redacción: técnicas de sintetización de contenidos
Técnicas y normas gramaticales
Diccionarios

UNIDAD DIDÁCTICA 7. FORMAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
Partes generales de la redacción
Documentos de comunicación interna
Documentos de comunicación externa
La carta comercial

UNIDAD DIDÁCTICA 8. LA COMUNICACIÓN NO VERBAL
Los elementos del lenguaje no verbal más destacadas
Relaciones entre comunicación verbal y no verbal
La actitud para establecer relaciones humanas

UNIDAD DIDÁCTICA 9. RELACIONES DE INTERACCIÓN ENTRE DIRECCIÓN Y LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN
Relaciones ascendentes: el asistente y el directivo
Relaciones descendentes: el asistente y el equipo humano administrativo a su cargo
Relaciones complementarias: el asistente y otros directivos. Relaciones externas

UNIDAD DIDÁCTICA 10. EL CONTROL DEL TIEMPO
Ladrones de tiempo
Cálculo del valor del tiempo: técnica de medición temporal del trabajo
Métodos de optimización del tiempo
Habilidades de relación intrapersonal e interpersonal
Uso de las aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo

UNIDAD DIDÁCTICA 11. LA AGENDA
Tipos de agenda
Secciones de la agenda
Gestión de agendas
Normas para el buen uso de la agenda

UNIDAD DIDÁCTICA 12. EL ARCHIVO
Flujo documental de la empresa
Conceptos
Niveles de archivo
Clasificación de documentos
Ciclo vital de los documentos
Valor de los documentos
La seguridad en el archivo

UNIDAD DIDÁCTICA 13. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Métodos de ordenación: alfabética, numérica, por índice temático, cronología y toponímica
Sistemas de clasificación del archivo: tradicional, ordenador, microfilm. Soportes de archivo
Inventario. Características de un buen archivo
Archivo de puesto, departamental y corporativo. La transferencia y el expurgo
Gestión documental informática