CURSO DE AUXILIAR DE CONTROL E INFORMACIÓN

Entre los objetivos del curso auxiliar de información destacamos:
– Conocer y dominar las principales técnicas de recepción y comunicación.
– Llevar a cabo la gestión de archivos.

MÓDULO 1. TÉCNICAS DE RECEPCIÓN Y COMUNICACIÓN
UNIDAD DIDÁCTICA 1. PROCESOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
Tipología de las organizaciones por:
– Sector de actividad.
– Tamaño.
– Forma jurídica de constitución y otras.
Identificación de la estructura organizativa empresarial:
– Horizontal.
– Vertical.
– Transversal.
Identificación de la estructura funcional de la organización:
– Estructura departamental.
– El organigrama de la empresa: su elaboración.
Flujos de comunicación: elaboración de diagramas de flujos e información gráfica.
Canales de comunicación: tipos y características.
La Administración Pública: su estructura organizativa y funcional.
Técnicas de trabajo en grupo:
– Relaciones jerárquicas.
– Relaciones funcionales.
Estructuración y aplicación práctica de los diferentes manuales de procedimiento e imagen corporativa.
Normativa vigente en materia de:
– Seguridad, registro y confidencialidad de la información y la comunicación.
– Protección de datos, y servicios de información y comercio electrónico.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. COMUNICACIÓN INTERPERSONAL EN ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
La comunicación oral: Normas de información y atención, internas y externas.
Técnicas de comunicación oral:
– Habilidades sociales.
– Protocolo.
La comunicación no verbal.
La imagen personal en los procesos de comunicación:
– Actitudes.
– Usos.
– Costumbres.
Criterios de calidad en el servicio de atención al cliente o interlocutor:
– Empatía.
– Principios básicos de la asertividad.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. RECEPCIÓN DE VISITAS EN ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
Organización y mantenimiento del entorno físico del espacio de acogida: Aspecto y disposición de materiales auxiliares y equipos.
Control de entrada y salida de visitas, y sus registros.
Funciones de las relaciones públicas en la organización.
Proceso de comunicación en la recepción:
– Acogida.
– Identificación.
– Gestión.
– Despedida.
Aplicación de técnicas de conducta y relacionales específicas a los visitantes:
– Escucha activa, empatía y otras.
– Aplicación de técnicas correctivas
Formulación y gestión de incidencias básicas.
Normativa vigente en materia de registro.
UNIDAD DIDÁCTICA 4. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA EN ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
Medios, equipos y usos de la telefonía: tipos más habituales en las comunicaciones orales.
Manejo de centralitas telefónicas.
La comunicación en las redes intranet e Internet.
Modelos de comunicación telefónica: barreras y dificultades en la transmisión de la información.
La comunicación comercial básica en la comunicación telefónica.
La expresión verbal y no verbal en la comunicación telefónica:
Recepción.
Identificación.
Justificación de ausencias.
Peticiones, solicitudes e inscripciones.
Destrezas en la recepción y realización de llamadas.
Normativa vigente en materia de seguridad, registro y confidencialidad de llamadas telefónicas.
UNIDAD DIDÁCTICA 5. ELABORACIÓN Y TRANSMISIÓN DE COMUNICACIONES ESCRITAS, PRIVADAS Y OFICIALES.
Formatos tipo de impresos y documentos en la empresa, instituciones y Administraciones Públicas: Tipología y características de los documentos.
Normas de comunicación y expresión escrita en la elaboración de documentos e informes, internos y externos:
– Normas ortográficas, sintácticas y de léxico socioprofesionales.
– Uso de abreviaturas comerciales y oficiales.
Técnicas de comunicación escrita:
– Identificación de documentos.
– Mensajes por correo electrónico o correo postal.
Cartas comerciales.
Soportes para la elaboración y transmisión de información según:
– Canales de comunicación.
– Objetivos.
Elaboración de documentos de información, y comunicación, privados y oficiales:
– Formatos.
– Criterios de realización.
– Verificación.
– Control de errores.
Utilización de medios y equipos ofimáticos y telemáticos: con agilidad y destreza para la elaboración y transmisión de la información y documentación.
Aplicación práctica de los manuales de comunicación corporativa en las comunicaciones escritas.
UNIDAD DIDÁCTICA 6. REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CONVENCIONAL O ELECTRÓNICA.
Organización de la información y documentación:
– Objetivos.
– Finalidad.
– Técnicas a aplicar.
Correspondencia y paquetería:
– Tipología.
– Tratamiento.
– Verificación de datos.
– Subsanación de errores.
– Accesos.
– Consulta.
– Conservación.
Recepción de la información y paquetería:
– Herramientas: servicio de correos, mensajería, circulación interna, correo electrónico, fax, foros, chats, áreas de FAQ o herramientas similares.
– Revisión periódica de estas comunicaciones.
– Distribución por canales adecuados.
Procedimientos de registro de entrada y salida de correspondencia y paquetería: cotejo, gestión y compulsas.
Actuación básica en las Administraciones Públicas:
– Nociones básicas del Procedimiento Administrativo Común.
– Procedimiento básico del Registro Público.
Conocimiento y difusión de los manuales de procedimiento e imagen.
Aplicación de la normativa vigente de procedimientos de seguridad, registro y confidencialidad de la información y documentación convencional o electrónica.

MÓDULO 2. GESTIÓN DE ARCHIVOS
UNIDAD DIDÁCTICA 1. GESTIÓN DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y PRIVADOS.
Aplicación de técnicas de archivo documental:
– Sistemas de clasificación y ordenación.
– Finalidad y objetivos.
– Índices de archivo: actualización.
– Aplicación de manuales de ayuda.
– Mejoras ante detección de problemas de organización.
Procedimiento de registro y posterior archivo:
– Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores.
– Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada.
Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo:
– Configuración de objetos en sistemas operativos. Forma de operar.
– Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras.
Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos:
– Niveles de protección: determinación.
– Disposición de contraseñas y atributos de acceso.
– Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento.
Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información:
– Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación.
– Copias de seguridad.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO.
Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento.
– Elementos de hardware: Unidad Central de Proceso y Almacenamiento, equipos periféricos, componentes físicos de redes locales, supervisión de conexiones.
– Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes.
– Equipos de reproducción.
Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red:
– Funciones y comandos básicos.
– Herramientas básicas del sistema operativo.
Sistemas operativos en redes locales: configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos.
Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección (antivirus, firewire, antispam, otros).
Medidas conservación e integridad de la información contenida en los archivos. Y salvaguarda de los derechos de autor.
Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. GESTIÓN BÁSICA DE INFORMACIÓN EN SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS.
Bases de datos:
– Tipos y características.
– Estructura.
– Funciones.
– Asistentes.
– Organización.
Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos.
Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos:
– Filtros.
– Consultas.
– Asistentes para consultas y otras prestaciones.
Presentación de información en aplicaciones de bases de datos:
– Informes.
– Asistentes para informes.
Interrelaciones con otras aplicaciones.
Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de datos.