Objetivos
Contenidos
Objetivos
La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a proyectar y presupuestar eventos en términos que respondan a la demanda de sus promotores, planificando el proyecto y dirigiendo las acciones previas a la realización efectiva del evento.
También se aprenderá a operar el evento ejecutando las acciones necesarias para el cumplimiento del plan de trabajo previsto, ejecutando y supervisando las acciones precisas para el cierre efectivo y participando en la mejora de la calidad de los procesos o servicios.
Para ello, se analizará el turismo de reuniones, los principales destinos turísticos nacionales e internacionales y los eventos, así como su tipología y mercado.
Además, se estudiará el evento como proyecto, los servicios requeridos en la organización de eventos y las aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.
Para terminar, se profundizará en la organización del evento como proyecto
También se aprenderá a operar el evento ejecutando las acciones necesarias para el cumplimiento del plan de trabajo previsto, ejecutando y supervisando las acciones precisas para el cierre efectivo y participando en la mejora de la calidad de los procesos o servicios.
Para ello, se analizará el turismo de reuniones, los principales destinos turísticos nacionales e internacionales y los eventos, así como su tipología y mercado.
Además, se estudiará el evento como proyecto, los servicios requeridos en la organización de eventos y las aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.
Para terminar, se profundizará en la organización del evento como proyecto
Contenidos
Tema 1. El Turismo de Reuniones y su Demanda de Servicios Especializados.
1.1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica, situación y tendencias, el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano
1.2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda
1.3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos
1.4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos
1.5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución
Tema 2. Principales Destinos Turísticos Nacionales e Internacionales de Turismo de Reuniones.
2.1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria
2.2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional
Tema 3. Los Eventos, su Tipología y su Mercado.
3.1. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros
3.2. El concepto de evento
3.3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes
3.4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora
3.5. Fases del proyecto de un evento
Tema 4. El Evento como Proyecto: Planificación, Presupuestación y Organización.
4.1. Fuentes y medios de acceso a la información
4.2. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios
4.3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave.
Aspectos renegociables
4.4. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones
4.5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones
4.6. Programación de la logística y de los recursos humanos
4.7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos
4.8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios
4.9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades
4.10. Confección de cronogramas
4.11. Previsión de situaciones emergentes, planes de contingencia, planes de seguridad
4.12. Presupuestación del evento
Tema 5. Servicios Requeridos en la Organización de Eventos.
5.1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas
5.2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones
5.3. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita
5.4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos
5.5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones
5.6. Secretaría técnica y secretaría científica
5.7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos
5.8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos
5.9. Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales
5.10. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos
5.11. Otros servicios requeridos en los eventos
Tema 6. Aplicaciones Informáticas Específicas para la Gestión de Eventos.
6.1. Tipos y comparación
6.2. Programas a medida y oferta estándar del mercado
6.3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. Software integral: creación, promoción, gestión y control de acceso
Tema 7. El Evento como Proyecto: Organización.
7.1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas
7.2. Comités y secretarías: funciones y coordinación
7.3. Gestión de colaboraciones y patrocinios
7.4. Soportes y medios para ofrecer información del evento
7.5. Difusión del evento y captación de participantes
7.6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos
7.7. Funciones y responsabilidades
7.8. Procedimientos e instrucciones de trabajo
Tema 8. El Evento como Proyecto: Dirección y Control.
8.1. Control de inscripciones
8.2. Control de cobros
8.3. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos
8.4. Protección de datos personales
8.5. Documentación del evento
8.6. Procesos administrativos y contables
8.7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones
8.8. Coordinación
8.9. Evaluación de servicios y suministros
8.10. Formalización de contratos. Documentación
8.11. Supervisión y control del desarrollo del evento
8.12. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes
8.13. Documentos de control del evento
8.14. El informe final del evento
8.15 .Balances económicos
1.1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica, situación y tendencias, el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano
1.2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda
1.3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos
1.4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos
1.5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución
Tema 2. Principales Destinos Turísticos Nacionales e Internacionales de Turismo de Reuniones.
2.1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria
2.2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional
Tema 3. Los Eventos, su Tipología y su Mercado.
3.1. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros
3.2. El concepto de evento
3.3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes
3.4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora
3.5. Fases del proyecto de un evento
Tema 4. El Evento como Proyecto: Planificación, Presupuestación y Organización.
4.1. Fuentes y medios de acceso a la información
4.2. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios
4.3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave.
Aspectos renegociables
4.4. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones
4.5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones
4.6. Programación de la logística y de los recursos humanos
4.7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos
4.8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios
4.9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades
4.10. Confección de cronogramas
4.11. Previsión de situaciones emergentes, planes de contingencia, planes de seguridad
4.12. Presupuestación del evento
Tema 5. Servicios Requeridos en la Organización de Eventos.
5.1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas
5.2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones
5.3. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita
5.4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos
5.5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones
5.6. Secretaría técnica y secretaría científica
5.7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos
5.8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos
5.9. Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales
5.10. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos
5.11. Otros servicios requeridos en los eventos
Tema 6. Aplicaciones Informáticas Específicas para la Gestión de Eventos.
6.1. Tipos y comparación
6.2. Programas a medida y oferta estándar del mercado
6.3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. Software integral: creación, promoción, gestión y control de acceso
Tema 7. El Evento como Proyecto: Organización.
7.1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas
7.2. Comités y secretarías: funciones y coordinación
7.3. Gestión de colaboraciones y patrocinios
7.4. Soportes y medios para ofrecer información del evento
7.5. Difusión del evento y captación de participantes
7.6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos
7.7. Funciones y responsabilidades
7.8. Procedimientos e instrucciones de trabajo
Tema 8. El Evento como Proyecto: Dirección y Control.
8.1. Control de inscripciones
8.2. Control de cobros
8.3. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos
8.4. Protección de datos personales
8.5. Documentación del evento
8.6. Procesos administrativos y contables
8.7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones
8.8. Coordinación
8.9. Evaluación de servicios y suministros
8.10. Formalización de contratos. Documentación
8.11. Supervisión y control del desarrollo del evento
8.12. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes
8.13. Documentos de control del evento
8.14. El informe final del evento
8.15 .Balances económicos