PROCESO DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Objetivos generales

• Identificar los componentes del equipamiento del sistema de archivos (equipos informáticos, sistemas operativos, redes, elementos y contenedores de archivo).
• Utilizar las prestaciones de los sistemas operativos y de archivo de uso habitual en el ámbito organizacional, creando y manteniendo una estructura organizada y útil a los objetivos de archivo planteados consiguiéndose su optimización.
• Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel.
• Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
• Utilizar las prestaciones básicas y asistentes de aplicaciones informáticas de bases de datos para la obtención y presentación de información, creando las consultas, informes y otros objetos personalizados en función de unas necesidades propuestas.

Objetivos específicos

• Describir la finalidad de organizar la información y los objetivos que se persiguen.
• Identificar los soportes de archivo y registro más utilizados en función de las características de la información a almacenar.
• Explicar las técnicas de organización de información que se pueden aplicar en una institución pública o privada.
• Diferenciar los sistemas de ordenación, clasificación y registro documental habituales en las organizaciones.
• Identificar los elementos básicos (hardware y software) de un sistema en red explicando sus características, funciones y asistentes de instalación.
• Identificar las distintas prestaciones de los sistemas operativos instalados, explicando sus características y funciones básicas.
• Distinguir entre las distintas herramientas de optimización del sistema explicando sus funciones.
• Diferenciar y utilizar los soportes de registro y archivo informático (disco fijo, disquetes, CD-ROM, pendrive u otros), en función de sus características y del volumen de información a tratar y la distribución de la misma.
• Describir los procedimientos generales de operación en un sistema en red.
• Identificar los aspectos básicos de la normativa sobre protección de datos y conservación de documentos establecidos para las empresas e instituciones públicas y privadas.
• Describir los distintos niveles de protección, seguridad y acceso a la información.
• Aplicar sistemas de seguridad, protección, confidencialidad y restricción de información disponibles: en una aplicación, desde el sistema operativo, desde el hardware.
• Detectar errores de procedimiento en el acceso y consulta a la información confidencial.
• Identificar los distintos tipos de tablas en función de los datos recogidos, así como las posibles relaciones entre las mismas.
• Identificar los distintos tipos de consultas explicando sus características y utilidad.

Unidad de aprendizaje 1. GESTIÓN DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y PRIVADOS

• Aplicación de técnicas de archivo documental
  
  • Sistemas de clasificación y ordenación
  • Finalidad y objetivos
  • Índices de archivo: actualización
  • Aplicación de manuales de ayuda
  • Mejoras ante detección de problemas de organización
• Procedimiento de registro y posterior archivo
  
  • Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores
  • Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
• Procedimiento de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada
• Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo:
  
  • Configuración de objetos en sistemas operativos. Formas de operar
  • Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras
• Técnicas de protección de accesos públicos y privados en archivos convencionales e informáticos
  
  • Niveles de protección: determinación
  • Disposición de contraseñas y atributos de acceso
  • Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento
• Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información
  
  • Normativa vigente de protección de datos y conservación de la documentación
  • Copias de seguridad

Unidad de aprendizaje 2. OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

• Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento
  
  • Elementos de hardware: Unidad Central de Proceso y Almacenamiento, equipos periféricos, componentes físicos de redes locales, supervisión de conexiones
  • Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes
  • Equipos de reproducción
• Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red
  
  • Funciones y comandos básicos
  • Herramientas básicas del sistema operativo
• Sistemas operativos en redes locales: configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos.
• Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección (Antivirus, firewire, antispam, otros).
• Medidas conservación e integridad de la información contenida en los archivos. Y salvaguarda de los derechos de autor.
• Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.

Unidad de aprendizaje 3. GESTIÓN BÁSICA DE INFORMACIÓN EN SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS

• Bases de datos:
  
  • Tipos y características
  • Estructura
  • Funciones
  • Asistentes
  • Organización
• Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: Introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos
  
  • Creación de una base de datos
  • Creación de una tabla
  • Introducción y eliminación de datos
  • Ordenación de datos
  • Formularios
• Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos
  
  • Filtros
  • Consultas
  • Asistentes para consultas y otras prestaciones
• Presentación de información en aplicaciones de bases de datos
  
  • Informes
  • Asistentes para informes
• Interrelaciones con otras aplicaciones.
• Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de datos.
  
  • Disposiciones comunes a ficheros autorizados y no autorizados