PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EVENTOS

– Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas especificas dentro del sector turístico.
– Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora.
– Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso.
– Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes.

UNIDAD DIDÁCTICA 1. EL TURISMO DE REUNIONES Y SU DEMANDA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS
El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano
Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda
Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos
Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos
Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución

UNIDAD DIDÁCTICA 2. PRINCIPALES DESTINOS TURÍSTICOS NACIONALES E INTERNACIONALES DE TURISMO DE REUNIONES
Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria
Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional

UNIDAD DIDÁCTICA 3. LOS EVENTOS, SU TIPOLOGÍA Y SU MERCADO
Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros
El concepto de evento
El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes
La gestión de eventos como función emisora y como función receptora
Fases del proyecto de un evento

UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL EVENTO COMO PROYECTO: PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Fuentes y medios de acceso a la información
Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios
Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables
Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones
Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones
Programación de la logística y de los recursos humanos
Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos
Gestión de espacios comerciales y de patrocinios
Presidencias honoríficas y participación de personalidades
Confección de cronogramas
Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad
Presupuestación del evento

UNIDAD DIDÁCTICA 5. SERVICIOS REQUERIDOS EN LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas
Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones
Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita
Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos
Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones
Secretaría técnica y secretaría científica
Servicios de animación cultural y producción de espectáculos
Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos
Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales
Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos
Otros servicios requeridos en los eventos

UNIDAD DIDÁCTICA 6. APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS
Tipos y comparación
Programas a medida y oferta estándar del mercado
Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line

UNIDAD DIDÁCTICA 7. EL EVENTO COMO PROYECTO: ORGANIZACIÓN
La organización del evento: Definición de funciones y tareas
Comités y secretarías: funciones y coordinación
Gestión de colaboraciones y patrocinios
Soportes y medios para ofrecer información del evento
Difusión del evento y captación de participantes
Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos
Funciones y responsabilidades
Procedimientos e instrucciones de trabajo

UNIDAD DIDÁCTICA 8. EL EVENTO COMO PROYECTO: DIRECCIÓN Y CONTROL
Control de inscripciones
Control de cobros
Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos
Protección de datos personales
Documentación del evento
Procesos administrativos y contables
Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones
Coordinación
Evaluación de servicios y suministros
Formalización de contratos. Documentación
Supervisión y control del desarrollo del evento
Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes
Documentos de control del evento
El informe final del evento
Balances económicos